Privacyverklaring
Dit is een Nederlandse vertaling. Bij een verschil tussen deze vertaling en de Engelse versie gaat de Engelse versie voor.
Wie wij zijn
Copydirector wordt geëxploiteerd door de onderneming van Barry de Waal, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 82040176. Deze onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven persoonsgegevens. Contact: privacy@copydirector.io.
Welke gegevens we verzamelen en waarom
| Categorie | Gegevens | Grondslag | Doel |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht) | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst | Account aanmaken en inloggen |
| Abonnementsgegevens | Soort abonnement, betaalstatus, gebruiksgeschiedenis, gebruik van de gratis proef, Stripe-klantreferentie. Bedrijfsnaam, factuuradres en btw-identificatienummer worden bij het afrekenen door Stripe verzameld voor facturering en btw. | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst; art. 6(1)(c) wettelijke verplichting (fiscale administratie) | Levering van de dienst, toepassen van de gebruikslimieten van je abonnement of proef, facturering en btw |
| Inhoud van de merkbasis | Merknaam, waarden, tone of voice, referentieteksten, website-URL's en de daaruit uitgelezen tekst, briefings | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst | Genereren van AI-ondersteunde copy |
| Gegenereerde content | Door AI gegenereerde copy | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst | Bewaren van resultaten zodat je ze terug kunt vinden |
| Copy Reviews | De teksten die je laat reviewen (geplakt, geüpload, opgehaald van een webpagina of gekozen uit je bewaarde teksten), het reviewrapport, herschreven versies en de vervolgberichten die je over een review uitwisselt | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst | Je tekst reviewen en herschrijven, en de review bewaren zodat je erop terug kunt komen en hem kunt downloaden |
| Gebruiks- en kostenregistratie | Per AI-actie: het soort actie, het aantal tokens, de berekende API-kosten en de ID's van de bijbehorende generatie, merkbasis of review. Geen copy, briefing of reviewtekst. | Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang | Handhaven van abonnementslimieten, voorkomen van misbruik en meten wat de dienst kost |
| Aanscherpgesprekken | De instructies die je typt om aan te scherpen en de opeenvolgende versies die daarbij ontstaan | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst | Copy in gesprek laten aanscherpen en de geschiedenis bewaren zodat eerdere verzoeken worden onthouden |
| Vragen aan CopyHelper | De vraag die je aan de hulp-assistent CopyHelper stelt, de pagina waarop je hem stelde, de taal en het tijdstip. Het antwoord bewaren we niet. | Art. 6(1)(b) uitvoering van de overeenkomst; art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang | Je vraag over Copydirector beantwoorden, en zien waar Copydirector onduidelijk is zodat we het kunnen verbeteren |
| Technische gegevens | IP-adres, sessiecookies, gebruikslogs | Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang | Beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de dienst |
| Registratie van contentcontrole | Gebruikers-ID, generatie-ID, variantnummer, tijdstip, bevestiging van controle, gehasht IP-adres, user agent | Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang (vaststellen en verdedigen van rechtsvorderingen) | Vastleggen dat de gebruiker AI-content op feitelijke juistheid en merkgeschiktheid heeft gecontroleerd voor downloaden of kopiëren, ter ondersteuning van verplichtingen rond consumentenbescherming en productaansprakelijkheid |
| Herkomst en abonnementsgeschiedenis | Hoe je bij Copydirector terechtkwam toen je je aanmeldde (de campagnegegevens in de link, zoals utm_source, en de website waar je vandaan kwam), of je je met e-mail of Google aanmeldde, wanneer je je eerste tekst en je eerste review liet maken, en de geschiedenis van je abonnement: wanneer je begon te betalen, van abonnement wisselde of opzegde, en mislukte betalingen | Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang | Zien welke kanalen nieuwe klanten opleveren, en omzet, conversie en opzeggingen meten |
| Productanalyse | Gebruikers-ID, laatst actief, pagina-interacties, bekeken stappen van het briefingformulier, gebruik van functies, vrijwillig ingestuurde feedback | Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang | De dienst verbeteren op basis van gebruik en directe feedback |
AI-verwerking en gegevensstromen naar derden
Om copy te genereren sturen we de inhoud van je merkbasis, referentieteksten en briefing naar de Claude API van Anthropic. Het gaat om je merknaam, merkwaarden, tone of voice, tekst die je als referentiemateriaal hebt geüpload en tekst die is uitgelezen van website-URL's die je opgeeft. Als je een generatie aanscherpt, gaan je instructies en de betreffende versies ook naar de Claude API, en bij een lang gesprek een samenvatting van de eerdere aanscherpingen. Als je een copy review aanvraagt, gaan de tekst die je instuurt, de relevante inhoud van je merkbasis en je vervolgberichten over de review op dezelfde manier naar de Claude API. Je inloggegevens, betaalgegevens en gegevens van andere gebruikers gaan er niet heen.
Anthropic verwerkt deze gegevens als onze subverwerker. Anthropic gebruikt API-invoer niet om zijn modellen te trainen. Anthropic verwijdert API-invoer en -uitvoer automatisch binnen 30 dagen. Content die de geautomatiseerde veiligheidssystemen van Anthropic markeren, kan tot 2 jaar worden bewaard, en gegevens kunnen langer worden bewaard als de wet dat vereist. Als de functie prompt caching wordt gebruikt, kan je systeemprompt (inclusief gegevens uit je merkbasis) tot 5 minuten in de infrastructuur van Anthropic worden gecachet om de snelheid te verbeteren.
De servers van Anthropic staan in de Verenigde Staten. Deze doorgifte valt onder de Standaardcontractbepalingen (module 2 en module 3) volgens Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomst (Data Processing Addendum) van Anthropic.
Opslag van gegevens
Je accountgegevens, merkbases, referentieteksten en gegenereerde content worden opgeslagen in Google Cloud Firestore, ingesteld op de EU-regio (europe-west). Google verwerkt deze gegevens als onze subverwerker onder de Cloud Data Processing Addendum van Google, inclusief Standaardcontractbepalingen.
Als je een pdf- of docx-bestand uploadt, wordt het bestand in het geheugen verwerkt om de tekst eruit te halen. Het oorspronkelijke bestand wordt niet opgeslagen. Alleen de uitgelezen tekst wordt in Firestore bewaard.
Als je een website-URL opgeeft, haalt de dienst de pagina op en leest de tekst uit. De oorspronkelijke pagina wordt niet opgeslagen; alleen de uitgelezen tekst wordt in je merkbasis in Firestore bewaard en op dezelfde manier verwerkt als geüpload materiaal.
Betaalgegevens
Betalingen worden verwerkt door Stripe. Wij slaan je kaartgegevens niet op. Op de verwerking van je betaalgegevens is de privacyverklaring van Stripe van toepassing.
Hoe lang we je gegevens bewaren
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Merkbases, referentieteksten, gegenereerde content, aanscherpgesprekken, copy reviews en bewaarde teksten | Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wordt alles direct verwijderd. |
| Gebruiks- en kostenregistratie | Zolang het account actief is; wordt samen met je account verwijderd |
| Vragen aan CopyHelper | Zolang je account bestaat; worden samen met je account verwijderd |
| Accountgegevens (e-mailadres, naam) | Looptijd van het account + 7 jaar voor fiscale en wettelijke verplichtingen |
| Gebruikslogs en technische gegevens | 12 maanden |
| Productanalyse en ingestuurde feedback | 24 maanden |
| Herkomst en abonnementsgeschiedenis | Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan worden herkomst en tijdstippen verwijderd; de gebeurtenissen in je abonnementsgeschiedenis blijven daarna alleen anoniem bewaard, zonder koppeling aan jou, voor tellingen zoals het aantal opzeggingen per maand. |
| Registratie van contentcontrole | 5 jaar vanaf het tijdstip van de actie |
| Factuurgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Inactieve accounts | Na 12 maanden inactiviteit nemen we contact met je op. Reageer je niet binnen 30 dagen, dan worden je account en je content verwijderd. |
Je rechten onder de AVG
Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- Recht op inzage (art. 15): vraag een kopie van je gegevens op via "Download mijn gegevens" in je accountinstellingen.
- Recht op rectificatie (art. 16): corrigeer onjuiste gegevens via je accountinstellingen.
- Recht op verwijdering (art. 17): verwijder je account en alle bijbehorende gegevens via je accountinstellingen.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20): exporteer je merkbases en gegenereerde content in JSON-formaat via je accountinstellingen.
- Recht van bezwaar (art. 21): maak bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang via privacy@copydirector.io.
- Recht op beperking (art. 18): vraag in bepaalde gevallen om beperking van de verwerking.
We reageren binnen een maand op verzoeken. Je kunt je rechten uitoefenen via privacy@copydirector.io.
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Subverwerkers
| Subverwerker | Doel | Locatie | Doorgiftemechanisme |
|---|---|---|---|
| Anthropic Inc. | AI-tekstgeneratie | VS | SCC's (module 2 + 3) |
| Google Cloud | Gegevensopslag (Firestore) | EU (europe-west) | Google Cloud CDPA met SCC's |
| Stripe Inc. | Betalingsverwerking | VS / EU | Stripe DPA met SCC's |
| Resend | Transactionele e-mail | EU / VS | SCC's |
| Railway Corp. | Hosting van de applicatie (alle gegevens lopen via de applicatieservers) | EU (West) | Railway DPA met SCC's |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Foutmonitoring. Foutrapporten bevatten technische context; cookies, verzoekinhoud en gebruikers-ID's worden voor verzending verwijderd. | EU (Duitsland) | Sentry DPA met SCC's |
We werken deze lijst bij en informeren je voordat we een nieuwe subverwerker toevoegen.
Cookies
We gebruiken zo min mogelijk cookies:
| Cookie | Soort | Doel | Duur |
|---|---|---|---|
| Sessiecookie | Strikt noodzakelijk | Houdt je ingelogd | 24 uur |
| CSRF-token | Strikt noodzakelijk | Beschermt tegen cross-site request forgery | Sessie |
We gebruiken geen advertentiecookies, trackingcookies of analysecookies van derden. Omdat we alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, hoeven we daar onder de ePrivacyrichtlijn geen toestemming voor te vragen.
Als we in de toekomst niet-noodzakelijke cookies gaan gebruiken, passen we deze verklaring aan en vragen we eerst je toestemming.
Wijzigingen in deze verklaring
Over belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail, minstens 30 dagen voordat ze ingaan.
Privacy Policy
Who we are
Copydirector is operated by the business of Barry de Waal, registered with the Netherlands Chamber of Commerce (KvK) under number 82040176. This business is the controller for the personal data described below. Contact: privacy@copydirector.io.
What data we collect and why
| Category | Data | Legal basis | Purpose |
|---|---|---|---|
| Account data | Name, email, password (hashed) | Art 6(1)(b) contract performance | Account creation and authentication |
| Subscription data | Plan type, billing status, usage history, free-trial usage, Stripe customer reference. Company name, billing address and VAT identification number are collected by Stripe at checkout for invoicing and VAT. | Art 6(1)(b) contract performance; Art 6(1)(c) legal obligation (tax records) | Service delivery, applying the usage limits of your plan or trial, billing and VAT |
| Brand Base content | Brand name, values, tone of voice, reference texts, website URLs and text extracted from them, briefings | Art 6(1)(b) contract performance | Generating AI-assisted copy outputs |
| Generated Content | AI-generated copy outputs | Art 6(1)(b) contract performance | Storing outputs for user access |
| Copy Reviews | The texts you submit for review (pasted, uploaded, fetched from a web page or chosen from your saved texts), the review report, rewritten versions and the follow-up messages you exchange about a review | Art 6(1)(b) contract performance | Reviewing and rewriting your text, and keeping the review so you can return to it and download it |
| Usage and cost records | Per AI action: the type of action, token counts, calculated API cost, and the IDs of the related generation, Brand Base or review. No copy, briefing or review text. | Art 6(1)(f) legitimate interests | Enforcing plan limits, preventing abuse, and measuring what the Service costs to run |
| Refinement conversations | The refinement instructions you type and the successive copy versions produced while iterating on a generation | Art 6(1)(b) contract performance | Letting you refine copy in conversation and keeping the iteration history so the assistant remembers earlier requests |
| Questions to CopyHelper | The question you ask the CopyHelper help assistant, the page you asked it on, the language and the time. We do not store the answer. | Art 6(1)(b) contract performance; Art 6(1)(f) legitimate interests | Answering your question about Copydirector, and seeing where Copydirector is unclear so we can improve it |
| Technical data | IP address, session cookies, usage logs | Art 6(1)(f) legitimate interests | Security, fraud prevention, service improvement |
| Content review records | User ID, generation ID, variant index, timestamp, review-confirmation flag, hashed IP, user agent | Art 6(1)(f) legitimate interests (establishing and defending legal claims) | Audit trail showing user reviewed AI-generated content for factual accuracy and brand suitability before download or copy, supporting compliance with consumer protection and product liability obligations |
| Signup source and subscription history | How you found Copydirector when you signed up (the campaign data in the link, such as utm_source, and the website you came from), whether you signed up with email or Google, when you had your first copy and your first review made, and your subscription history: when you started paying, changed plans or cancelled, and failed payments | Art 6(1)(f) legitimate interests | Seeing which channels bring new customers, and measuring revenue, conversion and cancellations |
| Product analytics | User ID, last-seen timestamp, page interactions, briefing form steps viewed, feature engagement events, voluntary feedback submissions | Art 6(1)(f) legitimate interests | Improving the Service based on observed usage patterns and direct user feedback |
AI processing and third-party data flows
To generate copy outputs, we send your Brand Base content, reference texts, and briefing inputs to Anthropic's Claude API. This includes your brand name, brand values, tone of voice, any text you have uploaded as reference material, and text extracted from website URLs you provide. When you refine a generation, the refinement instructions you provide and the relevant copy versions are also sent to the Claude API, including, where a conversation runs long, a summarised form of the earlier refinement history. When you request a Copy Review, the text you submit, the relevant Brand Base content and your follow-up messages about the review are sent to the Claude API in the same way. It does not include your account credentials, payment data, or other users' data.
Anthropic processes this data as our sub-processor. Anthropic does not use API inputs to train its models. Anthropic automatically deletes API inputs and outputs within 30 days. Content that Anthropic's automated trust and safety systems flag may be retained for up to 2 years, and data may be kept longer where required by law. Where you use the prompt caching feature, your system prompt (including Brand Base data) may be cached for up to 5 minutes at Anthropic's infrastructure for performance purposes.
Anthropic's servers are located in the United States. This transfer is governed by Standard Contractual Clauses (Module 2 and Module 3) under Commission Implementing Decision (EU) 2021/914, incorporated into Anthropic's Data Processing Addendum.
Data storage
Your account data, Brand Bases, reference texts, and Generated Content are stored in Google Cloud Firestore, configured to EU region (europe-west). Google processes this data as our sub-processor under Google's Cloud Data Processing Addendum incorporating Standard Contractual Clauses.
When you upload a PDF or DOCX file, the file is processed in memory to extract text. The original file is not stored. Only the extracted text is retained in Firestore.
When you provide a website URL, the Service fetches the page and extracts its text. The original page is not stored; only the extracted text is retained in your Brand Base in Firestore and processed in the same way as uploaded materials.
Payment data
Payment processing is handled by Stripe. We do not store your payment card details. Stripe's privacy policy governs the processing of your payment data.
How long we keep your data
| Data category | Retention period |
|---|---|
| Brand Bases, reference texts, Generated Content, refinement conversations, Copy Reviews and saved texts | For as long as your account exists. If you delete your account, everything is deleted immediately. |
| Usage and cost records | Duration of active account; deleted together with your account |
| Questions to CopyHelper | For as long as your account exists; deleted together with your account |
| Account data (email, name) | Duration of account + 7 years for tax/legal compliance purposes |
| Usage logs and technical data | 12 months |
| Product analytics and feedback submissions | 24 months |
| Signup source and subscription history | For as long as your account exists. If you delete your account, the signup source and timestamps are deleted; the events in your subscription history are then kept only anonymously, without any link to you, for counts such as the number of cancellations per month. |
| Content review records | 5 years from action timestamp |
| Billing records | 7 years (Dutch tax law requirement) |
| Inactive accounts | We will contact you after 12 months of inactivity. If no response within 30 days, your account and content data will be deleted. |
Your rights under GDPR
You have the following rights regarding your personal data:
- Right of access (Art 15): Request a copy of your personal data via the "Download my data" function in your account settings.
- Right to rectification (Art 16): Correct inaccurate data via your account settings.
- Right to erasure (Art 17): Delete your account and all associated data via account settings.
- Right to data portability (Art 20): Export your Brand Bases and Generated Content in JSON format via account settings.
- Right to object (Art 21): Object to processing based on legitimate interests by contacting privacy@copydirector.io.
- Right to restriction (Art 18): Request restriction of processing in certain circumstances.
We will respond to requests within one month. To exercise your rights, contact privacy@copydirector.io.
You have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens): autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Sub-processors
| Sub-processor | Purpose | Location | Transfer mechanism |
|---|---|---|---|
| Anthropic Inc. | AI text generation | USA | SCCs (Module 2 + 3) |
| Google Cloud | Data storage (Firestore) | EU (europe-west) | Google Cloud CDPA with SCCs |
| Stripe Inc. | Payment processing | USA / EU | Stripe DPA with SCCs |
| Resend | Transactional email | EU / USA | SCCs |
| Railway Corp. | Application hosting (all data passes through the application servers) | EU (West) | Railway DPA with SCCs |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Error monitoring. Error reports contain technical context; cookies, request contents and user identifiers are removed before sending. | EU (Germany) | Sentry DPA with SCCs |
We will update this list and notify you before adding new sub-processors.
Cookies
We use a minimal number of cookies:
| Cookie | Type | Purpose | Duration |
|---|---|---|---|
| Session cookie | Strictly necessary | Maintains your login session | 24 hours |
| CSRF token | Strictly necessary | Protects against cross-site request forgery attacks | Session |
We do not use advertising cookies, tracking cookies, or third-party analytics cookies. Because we only use strictly necessary cookies, we are not required to obtain your consent for these cookies under the ePrivacy Directive.
If we introduce any non-essential cookies in the future, we will update this policy and obtain your consent before setting them.
Changes to this policy
We will notify you of material changes by email at least 30 days before they take effect.